1. L'organisation matérielle

a) Local et matériel

Le chef d’entreprise met à la disposition du comité un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Tous les membres du comité doivent avoir libre accès à ce local, qu’il s’agisse des titulaires, des suppléants ou des représentants syndicaux au comité.

Outre l’accès au local prévu pour ses réunions, le comité doit pouvoir accéder aux locaux destinés aux oeuvres sociales.

b) Correspondance et téléphone

Les lettres arrivant à l’entreprise et destinées au comité, qu’elles soient libellées au nom personnel du secrétaire ou avec la seule mention «Comité d’entreprise» ou «M. le secrétaire du comité d’entreprise», doivent être remises sans délai et non décachetées au secrétaire, puisque c’est lui qui assure «l’administration» courante du comité.

Dans le cadre de leur mandat, le secrétaire et les membres du comité ont le droit, sans que l’employeur puisse s’y opposer, de recevoir des communications

téléphoniques, selon des modalités à définir en commun pour ne pas gêner le bon fonctionnement de l’entreprise.

Le comité peut faire installer dans son local une ligne téléphonique directe.

2. La subvention de fonctionnement

Le chef d’entreprise verse au comité une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2% de la masse salariale brute ; ce montant s’ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, sauf si l’employeur fait déjà bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalents à 0,2% de la masse salariale brute.

Le versement de 0,2% est obligatoire. Le montant de cette subvention ne saurait être diminué par accord, par contre des dispositions plus favorables peuvent être mises en oeuvre par voie conventionnelle.

Pour ce qui concerne les modalités de versement de la subvention dans le temps, l’employeur peut verser au début de l’année le montant total de la subvention mais qu’il n’y est pas tenu. Il peut effectuer plusieurs versements étalés dans le temps, sous réserve toutefois qu’ils permettent d’assurer un fonctionnement normal du comité.

Le versement de la subvention de fonctionnement est une obligation légale à laquelle l’employeur ne saurait se soustraire. En aucun cas il ne peut récupérer les sommes non utilisées par le comité au cours d’une année, ou les déduire du montant de la subvention de l’année à venir.

Les sommes restant au comité d’entreprise au titre de la subvention de fonctionnement ne peuvent pas être transférées sur le budget des activités sociales et culturelles et utilisées au profit de celles-ci. Elles constituent une provision dont le comité disposera, le report sur l’année suivante s’effectuant sans condition ni limitation.

EMPLOYES DU COMITE

Les CE peuvent demander à des personnes extérieures de les aider. Attention, ils peuvent être de deux sortes de comité dans l’un ou l’autre cas n’a pas les mêmes droits et devoirs.

Personnel détaché

Les CE d’importantes entreprises peuvent faire appel à du personnel fixe. Ils doivent négocier et conclure un accord avec l’employeur pour que celui-ci détache auprès de lui un ou plusieurs employés. Il faut bien préciser les termes de l’accord autrement la direction pourrait déduire les salaires du 0,2 %.

Ce personnel rémunéré par l’entreprise ne peut être licencié par le CE bien que travaillant sous son autorité.

Personnel engagé

Le CE peut avoir son propre personnel rémunéré sur le budget de fonctionnement.

Ce personnel n’a aucun lien de droit avec l’entreprise. Le CE devient employeur, paie les charges sociales et peut licencier.

La présence d’une secrétaire se révèle bien utile. Elle assure les permanences et libère des élus des tâches administratives qui pèsent lourd. L’aide d’un comptable n’est pas un luxe. Plusieurs petits CE peuvent se regrouper sous forme d’association pour salarier un ou plusieurs personnes. Chaque CE versera une cotisation en fonction de ses besoins.

Enfin le recours au bénévolat reste possible. Des personnes de l’entreprise ou extérieures, comme les retraités peuvent aider le comité. Elle ont libre accès au local.

3. Le règlement intérieur

Le comité détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice de ses missions.

Il s’agit d’un document propre au comité et distinct du règlement intérieur de l’entreprise.

Ce document est préparé en commun par les membres du comité et adopté par un vote. Il peut être modifié de la même manière à tout moment. Il n’est pas soumis au contrôle de l’inspecteur du travail. L’employeur peut prendre part au vote sur l’adoption de ce règlement.

Le projet de règlement intérieur doit être soumis aux délégué du personnel, à défaut de comité d’entreprise.
La consultation des représentants du personnel est également requise en cas de modifications ou de retrait des clauses du règlement intérieur.
Avis ne signifie pas autorisation, l’accord des délégués du personnel n’étant pas requis préalablement à l’entrée en vigueur du règlement intérieur. Le règlement intérieur, accompagné de l’avis des délégués du personnel, est communiqué à l’inspecteur du travail. Si l’inspecteur du travail décide le retrait ou la modification d’une disposition, sa décision est communiquée pour information aux délégués du personnel. (Article L.1321-4 et L.1322-1).

4 Le bureau

Le comité d’entreprise est présidé par le chef d’entreprise ou son représentant. Il est procédé par le comité à la désignation d’un secrétaire pris parmi les membres titulaires.

La désignation du secrétaire constitue bien une élection : conformément au droit coutumier électoral, en cas de partage de voix entre les candidats à ce poste, celui-ci doit revenir au plus âgé d’entre eux.

Le secrétaire arrête, conjointement avec le chef d’entreprise, l’ordre du jour des réunions du comité et établit les procès-verbaux des délibérations.

Il a également pour rôle d’organiser les travaux du comité et d’assurer les liaisons entre le comité et le chef d’entreprise et entre le comité et le personnel.
Enfin, il veille à l’exécution des décisions prises par le comité, notamment en matière d’activités sociales et culturelles. Il ne peut appliquer que les décisions régulièrement prises à la majorité et ne peut pas imposer ses propres décisions ; ainsi, se rend coupable du délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité, le secrétaire qui met à exécution un projet alors que ce projet n’a pas été approuvé par le comité.

Les articles L. 2327-15 et L. 2327-17 du code du travail précise que le fonctionnement des CE est identique à celui des comités d’établissement. Par contre les règles spécifiques concernent les CCE, les comités de groupe et les comités intra-entreprises.

a) BUREAU DU COMITE

Bien que la loi n’en fasse pas mention, le bureau du comité est très souvent constitué par le président, le secrétaire, un trésorier, un trésorier adjoint ou un secrétaire adjoint.

b) LE PRESIDENT

Le comité est obligatoirement présidé par le chef d’entreprise ou son représentant. Il leur appartient de fixer la date de la première réunion qui suit chaque élection et de convoquer les élus. Il fixe également, en collaboration avec les secrétaires, le calendrier des réunions et établit l’ordre du jour. Enfin il préside les réunions du comité dont il organise les débats et garantit la liberté de parole et la régularité des scrutins.

En tant que président le chef d’entreprise n’a pas de pouvoir de direction ou de gestion de comité. Enfin il peut remplir des fonctions en dehors des réunions du comité et avoir un rôle considérable. Pour cette raison, il est souhaitable que le comité vote, dans une de ses premières réunions, un règlement intérieur précisant la répartition des tâches entre le président, le secrétaire et le trésorier.

c) LE SECRETAIRE

Article L. 2325-1du code du travail : "Il est procédé par le comité à la désignation d’un secrétaire pris parmi les membres titulaires".

Le secrétaire est désigné par un vote du comité lors de sa première réunion. Le chef d’entreprise peut participer à cette élection selon un arrêt de la Cour de Cassation qui stipule que la désignation du secrétaire, simple mesure administrative interne au comité, ne constitue pas une question sur laquelle les membres élus de celui-ci aient seuls à se prononcer en tant délégation du personnel.

La désignation du secrétaire est indispensable pour le fonctionnement du

comité, mais en cas de partage des voix, la loi n’indique pas quelle solution adopter. Il est possible de s’adresser à la justice (juge des Référés ) qui a des positions diverses sur ce point : désignation du candidat le plus âgé, alternance ente les deux candidats, désignation d’un administrateur.

Les fonctions de secrétaire sont très importantes. Il lui appartient d’établir et de signer les procès-verbaux des réunions, d’en assurer l’affichage et la diffusion dans l’entreprise, de veiller à l’application des décisions prises, de conserver les archives. Il est, de plus, très souvent chargé des relations avec les tiers, de la liaison avec le chef d’entreprise et les membres du comité, d’établir la correspondance. Malgré l’importance de cette tâche, les secrétaires des CE ne bénéficient pas de crédits d’heures supplémentaires. Cependant dans les entreprises de grande taille certaines conventions collectives ou accord d’entreprise prévoient une clause attribuant le crédit d’heures supplémentaires au secrétaire du comité.

d) LE TRESORIER

La désignation d’un trésorier n’est pas prévu par la loi mais s’avère très souvent indispensable. L’importance des sommes que le comité peut recevoir ainsi que celle des budgets dont il a la charge et le contrôle exige la nomination d’un trésorier.

De nombreux règlements intérieurs donnent compétence à celui-ci pour signer les chèques au nom du comité. Il peut être choisi parmi les membres suppléants et ne dispose légalement d’aucun crédit d’heures supplémentaires.

5. La gestion

a) BUDGET

Le budget est la traduction en chiffres des grandes orientations prévues par les élus. Il constitue un engagement à l’égard de ses choix.

Sans l’établissement d’un budget, le CE risque d’être soumis aux groupes de pression souvent minoritaires et de naviguer à vue sans grande cohérence. A moyen terme, la confiance dont il jouit auprès du personnel pourrait être remise en cause.

Le budget devrait dans l’idéal être l’objet d’un contrat tacite liant l’élu à son électeur.

Les élus doivent nécessairement produire un bilan de leur mandat à la fin de celui-ci et au terme de chaque exercice.

Elaborer un budget c’est :

• Evaluer les besoins.

• Consulter le personnel afin de connaître ses demandes.

• Gérer les postes durables du budget antérieur ( emprunts, amortissements etc.).

• Innover en tenant compte du comportement des consommateurs.

Chaque section ou commission doit présenter un projet de budget réaliste et argumenté. Il faut :

• Définir la nature et la qualité de la prestation.

• Calculer le nombre exact de bénéficiaires.

• Etablir en pourcentage le montant de chaque dotation par rapport à toutes les autres.

• Elaborer une dotation moyenne en fonction de l’activité du nombre de bénéficiaires.

• Préciser la nature des dépenses : achat de services, subventions, fournitures, équipement...

Chaque budget partiel est ensuite regroupé dans un projet général.

Ce projet général, soumis aux élus, peut être transformé et amendé par eux, avec l’aide technique du trésorier et de la commission financière. Il est soumis aux votes, à la fin de ce processus. Approuvé, il doit être scrupuleusement appliqué.

Les dotations seront réparties entre les commissions et sections, dont le nombre dépend des sommes attribuées. Cette répartition nécessite un point mensuel de la situation budgétaire (ou trimestriel en cas de sommes modestes ).

Ce suivi se concrétise par l’établissement du bilan. Ce document doit comparer les réalisations et les prévisions afin d’analyser l’importance des écarts et d’en tirer les conclusions pour un meilleur contrôle de gestion.

b) TRESORERIE

La trésorerie comporte deux éléments : les fonds disponibles, en caisse ou sur compte ; les valeurs mobilières de placement.

La trésorerie ne constitue donc pas le patrimoine d’un CE. Dans le bilan elle apparaît sous la rubrique ‘’actif circulant’’ aux cotés des stocks et des créances d’exploitation. Le patrimoine entre dans l’actif comme immobilisation incorporelle, il comprend : les biens immobiliers, les terrains, le matériel, etc.

L’entreprise effectuant ses versements par mensualités, la trésorerie parait abondante au début du mois. Cependant, le trésorier s’aperçoit qu’une fois factures et salaires payés, les découverts bancaires apparaissent.
Cet écart entre la trésorerie et la situation bancaire vient de ce que recettes et dépenses ne sont pas coordonnées. On peut même envisager l’arrivée d’une série de factures sans que les provisions financières suffisent à les régler. D’où les frais financiers, élevés et non budgétisés.

A l’inverse, des encaissements importants peuvent dormir sur les comptes au seul bénéfice du banquier. Ces déséquilibres s’estompent par l’exercice d’une gestion de trésorerie, établissement d’abord un tableau annuel des prévisions de recettes et dépenses.
Dès le vote du budget ce document doit être établi. Lui seul permet de réguler les mouvements de fonds. Et, en étalant certaines dépenses, d’accroître la richesse du CE par des classement à court terme bien adaptés.

Nous rappellerons que la plupart des CE placent leurs disponibilités financières dans le ‘’fond commun de placement’’( F.C. loi du 13.7.1979 ). c’est une co-propriété de valeurs mobilières, actions et obligations ainsi que de sommes à court terme ou à vue.

Il n’y a pas de personnalité morale, contrairement à la SICAV qui est une société anonyme. Les fonds du CE sont souvent investis en obligations à échéance rapprochée et à taux variable avec un minimum garanti. Les taux d’intérêts offerts peuvent atteindre 10 à 12 %.

Les CE ont été amenés à adopter ces formules de placement sur les conseils d’institutions financières reconnues comme le Crédit Mutuel, le Crédit Coopératif ou la Banque Centrale des Coopératives et Mutuelles. Le bon vieux livret de caisse d’Epargne existe aussi. On ne peut trouver plus sûr, mais les niveaux d’intérêts sont limités.

c) PATRIMOINE

Le patrimoine est constitué de biens meubles (valeurs mobilières comme les actions, obligations, liquidité ...) et immeubles (locaux, terrains, constructions, centres de vacances ou de loisirs...).

La non rentabilité du patrimoine du CE se pose à tout élu soucieux de bien gérer. Les biens immeubles et structures de loisirs sont trop rarement rentabilisés au maximum. Ils peuvent l’être si le CE décide d’ouvrir vers l’extérieur ses installations, notamment en négociant avec les autres CE, le mouvement associatif ou les communes.

L’objectif de tout CE doit être aujourd’hui d’élargir cette politique afin de s’intégrer à la vie associative de la commune, du département, de la région. Ouvrir son plan d’eau à d’autres CE permet peut être l’établissement d’une base de loisirs. Unir les moyens de plusieurs CE afin de créer une salle omnisports. Négocier avec les municipalités l’utilisation éventuelle des centres de vacances contre d’autres prestations. Les possibilités sont infinies.

d) BENEFICIAIRES

Connaître la population des ayants-droit, celle des bénéficiaires réels.

Il est nécessaire de créer un bilan statistique permettant d’observer les taux de fréquentation, l’âge, le sexe des ayants-droit.

Un fichier tenu régulièrement à jour permet d’enregistrer ces données et donc d’améliorer les services du CE. Si chaque section intègre ainsi ces statistiques, il est possible de dresser en fin d’année un véritable bilan social du CE. Naturellement l’informatique enrichie cette connaissance.

De toute façon, un CE doit avoir ces indications afin d’améliorer ses

activités et de les réaménager en fonction des désirs des salariés.

e) GESTION DU SOCIO-CULTUREL

La loi Auroux officialise les termes ‘’activités sociales et culturelles’’.
Le CE détient le pouvoir d’en assurer ou de contrôler la gestion.
Il existe des activités obligatoires : l’aide au logement, la médecine du travail, les services sociaux du travail (dans les entreprises d’au moins 250 salariés). Il existe également des activités non obligatoires : centres d’apprentissage ou de formation professionnelle, restaurent d’entreprise, coopérative de consommation, crèche...
Le CE participe à la gestion des institutions possédant la personnalité civile, elles peuvent fonctionner à l’intérieur ou hors de l’entreprise ( associations loi de 1901, GIE, sociétés coopératives de consommation ...).
Le CE gère enfin directement toute institution n’ayant pas d’existence juridique propre, à la condition qu’elle dépende de l’entreprise.
Chaque fois qu’un CE envisage de créer une nouvelle activité, il doit :

• Vérifier au préalable qu’elle constitue bien une activité sociale ‘d’entreprise.

• Définir un statut, de type associatif ou sans existence juridique.

• Attribuer un budget, en sachant qu’il devra transférer des crédits si la dotation globale ne s’accroît pas.
Il va de soi que le CE s’assurera au préalable de l’intérêt que suscite cette nouvelle activité au sein de l’entreprise.
Peut-on définir très précisément les termes ‘’activités sociales et culturelle’’? Non . Les textes officiels ne le permettent pas. Chaque CE peut varier à l’infini ces dénominations. Mais il serait souhaitable qu’ils recherchent un langage commun.

Champ de la protection sociale et action sociale.

En clair cela signifie :

• Les prêts aux salariés, consentis par le CE sans intérêt, ou accordés par un établissement financier par l’intermédiaire du CE.

• Les secours exceptionnels.

• Les aides diverses : primes, bons d’achat, cadeaux, aides aux vacances.

• Les retraites : allocations d’un budget global à une association interne de retraités de l’entreprise.

• Les mutuelles : participation financière du CE à la cotisation du salarié, contrôle de la gestion de la mutuelle de l’entreprise.

• Le logement : contrôle de la contribution de 0,9 % sur les salaires ou prêt direct aux salariés. Subvention à des organismes collecteurs tels que les comités inter professionnels du logement, les OPHLM (Offices publics d’habitations à loyers modérés), les SAHLMA ... ainsi que les organismes autorisés à co-financer la construction.
Il arrive que certains CE consentent des prêts en cas de refus de financement par le CIL.

• Les formations : séjours linguistiques, congés-éducation, etc ...

f) COMPTABILITE

La comptabilité n’est qu’ un instrument au service de votre gestion. Ne perdez jamais de vue que le non spécialiste doit comprendre et utiliser vos actes comptables, ordinaires et exceptionnels, aussi bien que les résultats du bilan annuel.

Les élus, seuls, peuvent définir les choix du CE.
Le comptable ne les enregistre qu’en termes financiers. Celui-ci tentera peut être de vous imposer le ‘’plan comptable’’ hors duquel, selon lui, il n’est point de salut. C’est inexact. Entré en vigueur en 1983, le dit plan n’est obligatoire que pour les entreprises commerciales.

Le CE est par contre soumis à des règles comptables fixées par le code du travail.

• Compte-rendu détaillé de la gestion financière de l’ensemble de l’exercice. Présenté comme un plan prévisionnel, il permet de contrôler les écarts entre prévisions et réalisations.

• Ressources et dépenses intégrales dont le CE a disposé pendant l’exercice, pour son fonctionnement propre ainsi que pour toutes les activités qu’il gère ou contrôle. Le bilan du comité : c’est une photographie du patrimoine, comprenant les actifs ‘’immobilisés et circulant’’, les dettes du CE, les réserves et provisions, les emprunts et dettes, le passif et l’actif de fin d’exercice.

• Affichage sur le tableau de la représentation syndicale du compte rendu comptable, afin que le personnel en prenne connaissance.

• Compte-rendu détaillé aux nouveaux élus de la gestion et remise de toutes les pièces comptables.

• Le tableau de financement : il énumère les ressources du CE, de tous ordres, et leurs utilisation, également de toute nature.

Les petits CE peuvent néanmoins faire l’économie de ce dernier état.

METHODE COMPTABLE

Les règles fixées par le code du travail n’empêchent hélas pas la confusion, voir le flou artistique.

A chaque CE ses méthodes, la rubrique ‘’loisirs’’, par exemple, pourra comprendre chez les uns la bibliothèque, chez les autres le domaines sociales, ou les sports ou les vacances. Ailleurs, la rubrique ‘’dépenses’’ pourra inclure aussi bien les frais de formation des élus, que l’achat de timbres ou de papier à lettre.

Est-il besoin de préciser que ces confusions portent préjudice au sérieux des CE !

Il faut établir une distinction entre budget et fonctionnement, budget des activités sociales et culturelles ...

On retient habituellement deux types de ventilation des mouvements de fonds :

• par secteurs d’activités : sections, commissions, associations, ateliers, clubs.

• par types de dépenses ou de recettes : salaires, services, frais généraux, amortissements ...

La répartition par activité correspond au plan comptable analytique, la répartition par nature des fonds correspond au plan comptable général. Ces deux plans sont complémentaires.

g) PLAN COMPTABLE ANALYTIQUE

Il est indispensable et très souvent utilisé. Plus ou moins bien. Il faut distinguer une comptabilité ‘’dotation de fonctionnement’’ d’une comptabilité ‘’dotation pour les activités socioculturelles’’.


Dotation de fonctionnement

La dotation de fonctionnement est obligatoire ( loi Auroux) et son taux minimum est fixé à 0,2 % de la masse salariale. Rappelons qu’elle couvre les frais de fonctionnement général, la formation des élus, le fonctionnement des attributions de contrôle de la situation économique et sociale de l’entreprise, l’information des salariés, l’utilisation des frais d’experts.

On peut en considérer les grandes lignes générales pour les subdiviser.

• Fonctionnement général
dépenses administratives, experts, conseils extérieurs.

• Secteur économique
études, analyses, formations, documentation.

• Instances élues.

• Secteur info-communication
catalogues, imprimés, autres communications.

Dotation aux activités socio-culturelles

Chacun a son propre découpage. Plus ou moins cohérent. Plus ou moins rigoureux.

En général on ne sait pas définir avec précision les notions : culture, loisirs, social. Et comment répartir les différentes activités. Un séjour linguistique se classe-t-il dans la culture, les vacances, les loisirs, le social ?

Nous vous proposons là aussi une nomenclature type qui peut être retenue
pour l’établissement des lignes comptables.

• Protection et action sociale
(mutuelle, retraite, secours, aides, primes).

• Activités culturelles

• Activités sportives

• Séjours de courte durée

• Séjours de longue durée
(congés payés, vacances, voyages ...).

• Restauration

• Activités commerciales

En respectant ce découpage par secteur d’activités, il est possible d’affiner. A chaque ligne pourra correspondre la dépense d’une section ou celle d’un sous-ensemble. Chaque section pourra être détaillée en introduisant de nouvelles lignes par type de bénéficiaires salariés, conjoints, enfants, retraités...

PLAN COMPTABLE GENERAL

Utilisé avec le plan analytique il permet une description très précise de la situation comptable.

Chaque ligne des secteurs d’activités avec ses sous-ensembles sera ventilée par colonnes correspondant à la nature de la dépense. S’agit-il du versement d’un salaire, d’une subvention, d’un achat ?

Pour ce plan comptable le CELIC propose de distinguer quatre grands ensembles de dépenses.

Les dépenses directes pour le socio-culturel : achat de matériel, de prestations, subventions individuelles, partenaires ‘’offreurs d’activités’’.

Les dépenses pour le développement qualitatif. Elles visent à renforcer sa compétence et l’efficacité du CE : information des salariés, formation des élus et autre responsables, informations, documentation, assistance, conseils, études, experts.

Les frais généraux de fonctionnement (loyers, charges ...) de bureau, P et T, déplacement, salaires et charges sociales, impôts et taxes.

Gestion financières : frais financiers (agios...), provisions et réserves pour amortissements.

Pour les recettes, cinq comptes :

• Dotations
• Produits de location
• Produits financiers de placement
• Remboursements, participation des salariés
• Autres subventions : les dons par exemple

Un compte cession d’actif peut y être ajouté.

ENREGISTREMENT

Une comptabilité rigoureuse nécessaire à une bonne gestion demande de l’organisation.

Il faut noter toutes les opérations et les enregistrer sur deux cahiers au moins, un pour les dépenses et les recettes de fonctionnement, l’autre pour les activités sociales et culturelles. Vous pourrez en ouvrir un troisième si vous avez la gestion de tout ou partie du 0,9 % logement.

Sur chaque cahier tracez six colonnes c’est un minimum. Ecrivez en tête de chacune : la date, la nature de l’opération, les recettes en liquide, les recettes, les dépenses par chèques ou autres.

‘’Gestion et comptabilité des CE’’, un ouvrage très clair publié par le CELIC, pourra vous être utile. De nombreux organismes pourront aussi vous aider à cette tâche ardue qui est la vôtre.